Письменные обращения и бумажные копии электронных обращений не позднее чем в следующий за днем регистрации рабочий день передаются ответственными работниками учреждения руководителю, а в его отсутствие его заместителям.
Поручения по рассмотрению обращений излагаются в форме резолюций.
Руководитель учреждения рассматривает поступившие обращения по курируемым направлениям, принимает решения о порядке их исполнения, определяет исполнителей.
Решение о направлении обращений, содержащих информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы принимает руководитель учреждения. Данное решение оформляется в форме резолюции.
По письменному, электронному обращению принимается одно из следующих решений:
о направлении на рассмотрение в государственные органы, организации в соответствии с их компетенцией;
об оставлении обращения без рассмотрения по существу;
о прекращении рассмотрения обращения по существу в случае отзыва заявителем обращения;
о принятии обращения к сведению.
Письменные обращения, в которых обжалуются судебные постановления, не позднее пяти рабочих дней возвращаются заявителям с разъяснением им порядка обжалования судебных постановлений.
Направление в государственные органы, организации письменных, электронных обращений с сопроводительными письмами, уведомлений заявителям осуществляется ответственными работниками учреждения на их почтовые адреса, адреса электронной почты, а в случае отсутствия сведений об электронных адресах бумажные копии электронных обращений, сопроводительные письма к ним направляются простым почтовым отправлением.
Рассмотрение по существу письменных, электронных обращений, направленных в государственные органы, организации в соответствии с их компетенцией, может быть поставлено на контроль по решению руководителя учреждения.
Все письменные обращения и бумажные копии электронных обращений после рассмотрения возвращаются работнику учреждения, ответственному за ведение делопроизводства по обращениям граждан.
Письменные обращения в оригинале (копии), электронные обращения или их бумажные копии с резолюциями руководителя учреждения направляются ответственным исполнителям учреждения.
Решение об оставлении обращений без рассмотрения по существу принимается руководителем учреждения на основании заключений, подготовленных ответственными лицами в соответствии с их компетенцией.
В случае получения письменного заявления об отзыве заявителем обращения решение о прекращении рассмотрения принимается руководителем учреждения.
Учреждением возвращаются заявителю оригиналы документов, приложенных к обращению.
Решение о том, что анонимное обращение не подлежит рассмотрению, принимается руководителем учреждения.
Обращения рассматриваются в сроки, установленные статьей 17 Закона.
Руководитель учреждения может установить сокращенный срок рассмотрения обращения.
Письменные уведомления направляются заявителям в сроки, установленные в статьях 10, 15 и 17 Закона.
Контрольный срок рассмотрения обращения - 15 дней. Руководителем учреждения может быть определен иной контрольный срок рассмотрения обращения.
В случае необходимости исполнитель до истечения пятнадцатидневного контрольного срока рассмотрения обращения сообщает о мотивах изменения контрольного срока руководителю учреждения. Информация об изменении контрольного срока рассмотрения обращения вносится ответственным работником в регистрационно-контрольную форму.
Срок рассмотрения обращения, определенный руководителем учреждения, может быть продлен на основании письменного ходатайства исполнителя.
Уведомление о продлении контрольного срока рассмотрения обращения (до одного месяца) заявителю не направляется.
В случаях, предусмотренных частью второй пункта 3 статьи 17 Закона, решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается руководителем учреждения на основании письменного ходатайства исполнителя, предоставленного за три рабочих дня до истечения одного месяца со дня, следующего за днем поступления обращения.
К письменному ходатайству прилагаются проекты уведомления заявителю, сообщения государственным органам, организациям, у которых обращение находится на контроле, о причинах превышения месячного срока и сроках совершения определенных действий (выполнение работ, оказание услуг) или сроках рассмотрения обращения.
Коллективные обращения тридцати и более заявителей по вопросам, входящим в компетенцию учреждения, рассматриваются на месте, если иное не вытекает из этих обращений.
При рассмотрении повторного обращения исполнители обязаны установить его причины и в случае, если они вызваны нарушением установленного порядка рассмотрения предыдущего обращения, принять необходимые меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя, внести предложения о привлечении виновных лиц к ответственности.
Повторные обращения, в том числе внесенные в книгу замечаний и предложений учреждения, признаются необоснованными, решения о прекращении с заявителями переписки и оставлении обращения без рассмотрения по существу принимаются руководителем учреждения на основании заключений, подготовленных (подписанных) исполнителем, ответственным за рассмотрение обращения.
В случае если повторное обращение поступило в учреждение из государственного органа, организации и поставлено им на контроль, исполнителем, ответственным за рассмотрение предыдущего обращения, подготавливается проект сообщения о том, что с заявителем прекращена переписка, с изложением сути ответа (уведомления) на предыдущее обращение по существу.
Ответы в государственные органы, организации по поставленным на контроль обращениям, в том числе поступившим в учреждение с предписаниями, визируются ответственным исполнителем (исполнителями) согласно резолюции руководителя.
Ответы лицам, должности которых включены в перечень высших государственных должностей Республики Беларусь, утвержденный Указом Президента Республики Беларусь от 8 ноября 2001 г. № 644 ”Об утверждении кадрового реестра Главы государства Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., № 106, 1/3192), вышестоящим органам, поставившим рассмотрение обращения на контроль, о результатах рассмотрения обращений визируются ответственным исполнителем (исполнителями) согласно резолюции руководителя учреждения, подписываются руководителем учреждения.
Документы для визирования в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией, представляются должностным лицам не позднее трех рабочих дней до истечения срока рассмотрения обращения, предписания, представления, поручения.
В ответах, направленных в государственные органы, организации, по находящимся на контроле обращениям и предписаниям указываются сведения о направленном ответе (уведомлении) заявителю о результатах рассмотрения обращения, отметка об исполнителе.
Ответы заявителям оформляются согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 ”Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов“.
Датой ответа заявителю является дата его подписания.
Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, возвращаются работнику учреждения, ответственному за ведение делопроизводства по обращениям граждан.
Ответу (уведомлению) на обращение, в том числе на замечание и (или) предложение, внесенное в книгу замечаний и предложений учреждения, присваивается регистрационный индекс обращения (замечания и (или) предложения, внесенного в книгу замечаний и предложений учреждения).
Письменные ответы (уведомления) на письменные, электронные обращения, подписанные руководителем учреждения, направляются заявителям ответственным работником учреждения простым почтовым отправлением или в электронном виде на адрес электронной почты заявителя в день подписания либо в первый следующий за ним рабочий день.
Ответы (уведомления) на электронные обращения, направляемые на адрес электронной почты заявителя, остаются в делопроизводстве учреждения.
Контроль за соблюдением установленных сроков выполнения решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, предписаний осуществляется ответственными исполнителями по обращению.
Ответственность за выполнение решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, возлагается на заместителей руководителя.
Контроль за рассмотрением обращений завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в письменной, устной или электронной форме, а также направлены уведомления в порядке, установленном в статьях 10, 15 и 21 Закона.
Решения о снятии с контроля обращений, поступивших в учреждение, принимаются руководителем учреждения.
По результатам рассмотрения обращений, поставленных в отделе на контроль на основании поручений государственных органов (должностных лиц), предписаний, направляются информации в данные органы (данным должностным лицам) в установленные ими сроки, при отсутствии установленного срока - в сроки, установленные руководителем учреждения.
Ход рассмотрения обращений заявителей (информация о направленных запросах, полученных документах и (или) сведениях, отзыве заявителями своих обращений, уведомление заявителей о причинах превышения установленных законодательством сроков рассмотрения обращений, рассмотрении коллективных обращений), изменении сроков рассмотрения обращений, результатах их рассмотрения (рассмотрение обращения по существу, оставление письменных, устных и электронных обращений без рассмотрения по существу, направление обращений для рассмотрения государственным органам, организациям в соответствии с их компетенцией, прекращение переписки), должны быть точно и своевременно отражены в соответствующей регистрационно-контрольной форме ответственным работником учреждения.
Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений учреждения, должны своевременно сноситься в указанную книгу работником учреждения, ответственным за ее ведение.
На каждом обращении после окончательного рассмотрения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата, личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.
В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданном в письменной или электронной форме.
После рассмотрения вопросов, изложенных гражданином в книге замечаний и предложений учреждения, на копии ответа (уведомления) заявителю, остающейся в делопроизводстве учреждения, проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело.
